Проєктний менеджмент очима MARS

Досить велика частина бізнесу в Україні та усьому світі - проєктно-орієнтована. За статистикою, від 30 до 70 відсотків менеджменту в компаніях пов'язані саме з проєктним менеджментом. Не дивно, що вакансії у цій сфері з'являються все частіше. 

Компанія MARS та ВМГО “АЙСЕК в Україні” вже 7 років є партнерами і разом, у колаборації, працюють над розвитком молоді. Ми запитали у MARS про проєктний менеджмент та отримали багато актуальної та цікавої інформації. Тож що таке управління проєктами очима великої та успішної компанії? 

Що таке проєктний менеджмент?

Для початку, нам не обійтися без загальних термінів:

Проєкт - це специфічна, кінцева діяльність, яка дає спостережуваний і вимірюваний результат за певних заздалегідь встановлених вимог.

Проєктний менеджмент - це застосування знань, навичок, інструментів і методів  для задоволення вимог проєкту.

Фактично, ми займаємося управлінням проєктами кожного дня - покупка продуктів, побутової техніки, вибір фільму для перегляду - усі ці задачі мають ключових учасників та стадії розвитку, про які ми зараз поговоримо!

Ключові учасники:

Кожен проєкт має людей, без яких він би не зміг існувати. Усі вони відіграють важливу роль у тому, як будуть розгортатися подальші події.

Проєктний менеджер - людина, яка відповідає за усі процеси та фази до повноцінного запуску проєкту. 

Стейкхолдери - зацікавлені особи або групи, яких так чи інакше стосується проект, або ті, кого проект не зачіпає, але вони самі можуть вплинути на нього, використовуючи наявні у них можливості. 

Проєктний спонсор - головний стейкхолдер, який приймає основні рішення та інвестує у проєкт.

Проєктна команда - усі залучені люди, які виконували певні функціональні обов'язки.

Якщо навести приклад з покупкою побутової техніки, як от пилосмоку, то стейкхолдером та проєктним менеджером може бути мама, яка переймається за те, як довго і ефективно він працюватиме. Проєктною командою стане кожен член сім'ї - хтось спробує знайти онлайн-сайти, хтось порівняє цінову політику, хтось поїде у магазин та перевірить усі варіанти. Людина, яка зробить остаточне рішення та купить пилосмок - проєктний спонсор.

Стадії проєкту: 

1. Створення ідеї. Перед тим, як втілити проєкт в життя, потрібно ідентифікувати ключові проблеми, які він вирішить, навіщо він потрібен, яка його мета?

2. Утвердження та дослідження
3. Укріплення
4. Визначення
Після розробки попереднього плану проєкту стейкхолдери та проєктний менеджер узгоджують його та досліджують можливі шляхи імплементування. Фактично, це перше рішення та початок повноцінної підготовки, перетворення ідеї у проєкт.

5. Планування. На цій стадії відбувається остаточне визначення стейкхолдерів, бюджету, детального плану та ресурсів.

6. Подання на схвалення
7. Ініціювання
Важливо призначити керівника та команду проєкту, створити офіційне технічне завдання, переваги та додати початкові ризики.

8. Подання на затвердження до виконання
9. Виконання
Найбільшу роль на цій стадії відіграє менеджмент вартості проєкту, плану переваг, дотримання дедлайнів, задач та ресурсів, ризиків, змін. Проєктний менеджер регулярно звітує та інформує стейкхолдерів. У разі необхідності саме у цей момент проєкт можуть відмінити якщо бачать у цьому потребу, адже потім це обійдеться значно дорожче.

10. Go-live
11. Закриття
Нарешті проєкт завершився! Команда та менеджер проєкту підводять підсумки та звітують стейкхолдерам.

Якими темплейтами можна користуватися?

Для постійного контролю усіх процесів важливо мати робочий простір, де кожен може переглянути поточний статус та звіт по проєкту. Можна використовувати декілька додатків в залежності від особливості процесів, але надзвичайно важливим є використання одного і того ж додатку усіма учасниками, залученими до проєкту або його частини. Mars порекомендував нам такі ресурси як Smartsheet, Trello, MS Teams, Jira, Asure DevOps та Excel.

Навіщо нам Agile?

Багато хто з нас чув це слово, але необхідно розібратися, що воно означає?

Agile - методологія розробки проєкту, яка націлена на мінімізацію ризиків. Фактично проєкт розбивається на невеликі шматки, у кожного з яких є окремі цілі та план. Це допомагає вчаcно реагувати на проблеми та попереджувати критичні помилки. Рекомендуємо розібратися детальніше у Agile- методології, адже зараз її використовують чи не у кожній успішній компанії.

Висновки

Приймаючи будь-які важливі рішення, ми застосовуємо проєктний менеджмент. Саме від нього залежить майбутній успіх у покупці пилососу чи виходу нового продукту на ринок. Правильно побудовані план, стратегія, організація робочого процесу займають велику частину проєкту, але без цього неможливо перетворити ідею у готовий продукт.

"Світ, якого ми прагнемо завтра, починається з того, як ми приймаємо рішення сьогодні" - MARS