Тайм-менеджмент, або як все встигнути
Вісімнадцять - саме такий відсоток людей використовують систему тайм-менеджменту, яка їм дійсно підходить. “А що з іншими вісімдесят двома?”, - спитаєте ви. А вони сидять у своїй футболці з малюнком палаючого дедлайну, та або пишуть, або ж читають цю статтю. Тож привіт усім нічого невстигаючим, та ласкаво прошу в моєму світі пізнання себе та свого часу.
Не чекайте трьох порад на будь-який випадок, бо, по-перше, їх ви тут не знайдете, а по-друге, таких просто немає. Тайм-менеджмент штука складна та багатогранна, і якщо вам ще не вдалось її осягнути, то це не ви якийсь не такий, а в вас просто немає потрібних знань та інструментів. У нашому суспільстві, на жаль, не так вже й розповідають про те, що таке мистецтво керування часом. А це, на хвилиночку, зовсім не “працювати з 8-ї до 6-ї з однією перервою на ланч, та з трьома перервами на покурити”, та точно не “бути постійно однаково продуктивним”. “Тож що це таке?”, - знов звучить нетерпляче запитання. Зараз розберемося.
Що не так з тайм-менеджментом?
І почнемо ми з питання, а що саме нас не влаштовує у нашому тайм-менеджменті. Проблеми зазначені нижче є найпопулярнішими скаргами людей, яким важко використовувати свій час таким чином, яким вони б хотіли. Тут ви легко знайдете себе, а я вам покажу, що ви не одні у цій боротьбі з годинником, та що й це можна вирішити. Тож, як там кажуть, лайк якщо було?
Замало мотивації
Одна з найголовніших причин, чому нам так важко зробити ті справи, які ми собі запланували, це відсутність мотивації. Як часто ви чули, або ж казали, фразу “в мене не вистачає натхнення”? Готова закластися, що частіше, аніж хотілося.
Згідно з дослідженням компанії Gallup, тільки 15% людей дійсно захоплені робочими процесами, а вмотивованість на робочому місці підвищує продуктивність на цілих 20%. Тому відсутність мотивації може згубно впливати не тільки на особисті справи, але й на стан робочих.
Нічого не встигаю
Ще одна скарга, яку абсолютно кожна людина хоча б раз вимовляла - це “нічого не встигаю”. Усі ми полюбляємо планувати, вимальовувати собі те, як ми, такі круті, з легкістю все виконаємо, наклеїмо собі до планера стікер “done”, та будемо відпочивати. Але на практиці виявляється, що половина тасків з “сьогодні” переноситься на “завтра”, а відпочинок, якщо його не заплануєш, так просто не з’явиться.
Нічого не хочу
Тут треба розуміти цю дуже тонку межу поміж відсутністю достатнього рівня мотивації для окремих занять, та абсолютною апатією. Коли в вас немає натхнення для того, аби почати робити те, що вам цікаво, це ще не апатія. А ось коли вам наче нічого й не цікаво, треба замислитися. Апатією називають стан, коли у людини відсутній інтерес у тому, що відбувається навкруги, та немає жодного бажання щось робити, і він навіть може бути симптомом проблем з ментальним здоров’ям.
Усе відволікає
Помічали, як усе стає автоматично привабливим для вух та очей, як тільки-но треба сфокусуватися на чомусь важливому? Ревуть та стогнуть машини на вулиці, десь хтось пліткує, промені якось по-особливому пестять віконце, заграла улюблена пісня в кав’ярні, та Інстаграм сповіщає про новий reels від твого улюбленого інфлюенсера - краса, та й годі. І ось так дві, три, чотири години, а таск усе ще in progress.
Роблю все в останню мить
Скільки себе пам’ятаю, остання мить завжди була найвідповідальнішою, та витягувала на собі усі попередні тисячі секунд, хвилин, а то й годин. І така ситуація зовсім не щось незвичне: більшість людей, з якими я спілкувалась, мали тенденцію затягувати таски до моменту, коли перенести вже не виходило. Згадайте лишень майже кожного студента, який вчить увесь курс з предмета за ніч до іспиту. І складає ж, лис, на відмінно!
Причини проблем з плануванням та керуванням часу
Отож, нажалілися, а що ж далі? А далі нумо розбиратися в основних причинах того, чому ми нічого не встигаємо, не вмотивовані, та годуємо самі себе жданиками, що десь там ми все виконаємо. І таких причин в нас три.
Відсутність навичок планування
Як вже зазначалося раніше, у нашому суспільстві тайм-менеджмент це щось на кшталт снігової людини: усі про неї чули, але не бачили, та й що воно таке досі не розібралися. На жаль, ані в школі, ані в університеті, ані в родині у нас не заведено розповідати про те, як ефективно використовувати свій час. А що найголовніше, навіть якщо ця тема якось підіймається, вона висвітлюється дуже поверхнево та однобоко.
Невірний підхід до планування
З попередньої причини виходить інша: тут люди наче мають якісь знання з тайм-менеджменту, але вони їм не допомагають, або ж десь допомагають, але завдають емоційних незручностей. У цілому, правильний підхід до керування власним часом не має бути дискомфортним або абсолютно недієвим. І проблема у тому, що коли ми стикаємося з ситуаціями, де чиїсь “5 законів тайм-менеджменту” не працюють, ми шукаємо причину у собі, і продовжуємо їх “добивати”, навіть якщо відчуваємо виснаження, керуючись цими “законами”.
Особливості кожної людини
Тож причина й справді в нас? Так, але не в такому сенсі, до якого ми звикли. Причина в нас, але не тому, що ми “неправильні”, а тому, що чийсь найефективніший підхід може бути недієвим для нас. І це нормально.
Моїм найсильнішим болем є те, що більшість людей все ще намагаються втиснути себе та інших у якісь там рамки того, як саме ми маємо працювати, в які години та в якому об’ємі. До цього ще додається цей культ “продуктивності” та використання кожної миті з “користю”, і вуаля - в нас є рецепт нещасливого суспільства.
Річ у тім, що це абстрактне розуміння “користі” чомусь завжди прив’язується до успіху на роботі, або ж якоїсь активності, тоді як корисним може бути просто полежати з масочкою на дивані, поспілкуватися з найкращим другом, або ж погратися з котом. І для цього також треба обов'язково знаходити час, навіть якщо деякі справи доведеться відкласти на потім. Адже це також важливо, та також сприяє вашому щастю та продуктивності.
До того ж як ми вже визначилися, рамки з нами діють поганенько, і тайм-менеджмент це цілком особиста річ. Комусь краще працюється вночі, комусь вдень. У когось дуже круто виходить розбивати великий таск на підтаски, та виконувати їх один за одним, а для когось легше зробити все за раз. І такі особливості не завжди залежать від наших звичок. Наприклад, людям з ADHD типом мислення набагато важче сфокусуватися, але в моменти, коли вони досягають “гіперфокусу”, вони можуть виконати просто шалений обсяг роботи. Тому кожен має обрати такий підхід до тайм-менеджменту, який зможе розкрити його найкращий потенціал.
Які техніки тайм-менеджменту можуть допомогти?
Технік тайм-менеджменту насправді просто величезна купа. Усі вони різні, та кожну варто пробувати, аби зрозуміти чи допоможе вона саме вам. Тут зібрано тільки декілька з найвідоміших, тому це не єдині опції, і ви зможете легко знайти ще більше. Тож, почнімо.
Аналіз Парето
Почалося все ще в 1906 році, коли італійський економіст Вільфредо Парето визначив, що близько 80% усіх земель в Італії належать 20% населення. Далі в 1937 вже американський економіст Джозеф Джуран вирішив перевірити, чи спрацює цей закон з проблемами, з якими стикався бізнес. І наразі, аналіз Парето є однією з найпопулярніших технік прийняття рішення. Як це працює?
По-перше, правило 80/20 часто використовують для визначення співвідношення обсягу роботи та результату. Гадаю, ви вже якось це чули: 80% результату досягаються за допомогою 20% зусиль.
По-друге, згідно з цим законом 80% проблем викликані лише 20% усіх причин.
І тепер найголовніше, як нам з цим працювати? Тож, наше завдання визначити 20% за допомогою пріоритезації. Якщо брати як приклад вирішення проблем, то для того, аби не витрачати час на усі, ми вирішуємо лише ті, які мають більший вплив. Потрібно виписати усі фактори впливу, оцінити кожен та призначити їм оцінки, згрупувати за типом, і таким чином віднайти те, що є першочерговим для опрацювання. Якраз наші 20%.
Техніка Помодоро
Цей метод керування часом винайшов Франческо Чірілло ще наприкінці 80-х. Під час навчання для кращого зосередження та результату, Франческо використовував кухонний таймер у вигляді…помідорки. Йому це допомогло, тож тепер увесь світ користується Технікою Помодоро.
Суть цієї техніки полягає у тому, щоб розбивати робочий процес на інтервали з гіперфокусом та відпочинком. Класичний варіант, це робочі інтервали по 25 хвилин (помодори), з п’ятихвилинними перервами між ними. Після чотирьох таких “помодорів” береться довша перерва, приблизно 15-20 хвилин.
Ви можете використовувати класичний варіант, або ж модифікувати цю техніку в залежності від ваших побажань. Наразі є дуже багато додатків на смартфони, які ви можете використовувати замість кухонного таймера, та деякі з них навіть блокують сповіщення та не дають зайти до іншого додатка, доки в вас йде робочий час. Моїм найулюбленішим є Forest App, де за кожен інтервал гіперфокусу ви вирощуєте віртуальне дерево, тож наприкінці робочого дня у вас є цілий ліс!
Матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера - це фреймворк для того, аби полегшити пріоритезацію щоденних завдань. І цим методом користувався 34-й президент Сполучених Штатів Дуайт Ейзенхауер.
Тож, для того, аби пріоритезувати свої таски за допомогою матриці Ейзенхауера, ми маємо намалювати спеціальну таблицю з двома колонками “Термінове” та “Нетермінове”, і двома рядками “Важливе” та “Неважливе”. Таким чином усього в нас буде чотири блоки: “Термінове-Важливе”, “Нетермінове-Важливе”, “Термінове-Неважливе”, та “Нетермінове-Неважливе”. Тож коли ми відсортуємо наші задачі, ми зможемо побачити в якій послідовності ми маємо їх вирішувати.
Техніка “Eat That Frog”
Це, звичайно, метафорично. Тож, видихайте, нікого їсти не потрібно. “Eat That Frog” означає виконати найскладніше, або ж найненависніше завдання першочергово, і таким чином провести решту робочого дня виконуючи легші та приємніші завдання. Тобто “frog” в цьому випадку - це те, що ви завжди відкладаєте, з чим затягуєте, та до чого вічно “руки не доходять”.
Техніка Канбан
У сучасних компаніях дошки Канбан використовуються дуже активно. Але якщо ви не стикалися з цією технікою, або не розглядали її для особистого використання, то зараз ми трохи про неї побалакаємо.
Розробив її інженер компанії Toyota ще в 1950-х. Проте такого вигляду, який вона має зараз, ми досягли за допомогою років спроб та модифікацій. І наразі немає жодної програми для керування проєктами, яка б не пропонувала дошки Канбан (Jira, Trello, ClickUp і т.д.).
Основною ідеєю використання дошок є те, що ми візуалізуємо увесь процес роботи, і тому нам легше розраховувати свої сили. Тобто, в нас є певний шлях від початку робити над задачею та її закінченням (наприклад, “зробити”, “в роботі” та “виконано”). І якщо ми бачимо, що в нас вже декілька завдань “в роботі”, ми не будемо хапатися за нові, та спершу закінчимо вже розпочаті.
Техніка GTD
Техніка GTD, або техніка “Getting Things Done”, це загалом, “менше слів, більше діла”. Її засновник, Девід Ален, вважає, що ми витрачаємо забагато часу на роздуми про те, чого б нам хотілося б, та що потрібно зробити, але не приділяємо належної уваги самому процесу реалізації наших ідей. Тож він пропонує п’ять кроків для обробки наших думок:
- Схопити. Кожна думка важлива, тому кожну треба виокремлювати та вносити до списку.
- Визначитись, чи ця думка є новим проєктом, новим кроком у старому, або ж якимось додатковим матеріалом.
- Організувати. Тепер, коли ми знаємо, нащо та думка до нас прийшла, ми маємо її десь якось організувати. Якщо це проєкт, розбити його на кроки з датами та описом кожного. Якщо це новий крок у старому проєкті, додати його до процесу, також встановивши дедлайн. Якщо просто додаткова інформація, додати її туди, де зможемо використати.
- Переглянути. Тут йдеться про аналіз стану справ, який має бути щоденним, щотижневим - тобто регулярним.
- Діяти. Починай з найважливішого, та дій.
Журнал продуктивності
Це, мабуть, найбанальніший метод для вдалого керування часом - вести журнал продуктивності. Яким він буде, повністю залежить від вас: це може бути паперовий зошит, де ви щоденно записуєте все, що встигли зробити; планер, в якому ви розписуєте погодинно ваш день; електронний нотатник, де ви просто ділитесь інсайтами, або ж ціла програма, де ви вносите справи у календар, ведете ті ж дошки Канбан, та аналізуєте прогрес по кожному проєкту.
Цей метод дасть вам розуміння того, на що ви витрачаєте час. Бо іноді, ми робимо дуже багато, але не помічаємо цього. Та якщо в вас буде письмовий доказ купи зроблених справ за день, ваш мозок вже не зможе вас надурити, та кинути сумнів у вашій продуктивності.
Підсумуємо
Тож, як ви бачите, тайм-менеджмент - це не така проста річ, але це й також зовсім не те, що намагалися вам нав’язати інші. Як вже було сказано, тут ви не знайдете списку магічних рецептів на будь-який випадок та для будь-кого, але я ж розумію, як би вам того хотілося. Тож, тримайте чотири основних правила опанування тайм-менеджменту:
- Вивчайте себе. Якщо ви не знаєте та не розумієте себе, пошуки дієвих інструментів - це звичайна лотерея. Як пощастить. А ось коли ви почнете розуміти як саме працює ваш мозок, вам буде легше підібрати оптимальний розклад, навантаження та систему.
- Пробуйте. Виокремте декілька технік, які, як ви відчуваєте, можуть вам допомогти, та спробуйте. Якщо не підходить - шукайте далі, але не зупиняйтеся.
- Не вимагайте. Не вимагайте від себе результатів тут і зараз, та не вимагайте від себе постійної продуктивності. Це нормально шукати себе, нормально хотіти відпочинку, та нормально помилятися.
- Нікого не слухайте. Цю пораду просто відриваю від серця - беріть та користуйтеся. Ніколи не слухайте інших щодо того, як ви почуваєтесь або маєте почуватись. Якщо вам краще працюється в кав’ярні, а не в офісі - працюйте так. Якщо вам легше пропрацювати інтенсивні три години, аніж неспішні вісім - це ваше право. І ніхто не може вам сказати, що ви працюєте неправильно. Тільки ви знаєте, як вам зручніше, та як саме ви можете досягти бажаних результатів.
Я дуже сподіваюся, що ця стаття змогла вам допомогти хоча б трохи зрозуміти себе, або ж принаймні залишила теплі почуття після прочитання. Успіхів у пошуках!
Трохи про авторку:
Аліна працює контент-менеджеркою в компанії Synebo, та майже увесь свій робочий час витрачає на висвітлення таких тем, як високі технології, маркетинг, керування командою та, власне, часом. Коли Аліна вже вдосталь собі напишеться, вона полюбляє довгі прогулянки містом, неспішне пиття кави, та вечірні посиденьки зі своєю кицькою та укулеле.